Üks hetk päevast jäi puudu? Ajajuhtimisest 7 minutiga

Võta planeerimiseks aega 

• Planeeri igasse hommikusse (või eelnevasse õhtusse) kuni veerand tundi, et vaadata üle tegemist vajavad tööd ja mõelda, kui palju nendeks tõenäoliselt aega kulub. 

• Võta iga nädal (või vähemalt kord kuus) pool tundi, et vaadata üle oma lähinädalate ajakava, reastada oma toimetused ja valida nendeks sobiv aeg. 

• Vaata aeg-ajalt tagasi enda tööülesannete kestuse prognoosidele ja analüüsi, kuivõrd need läksid kokku tegeliku ajakuluga. Selline analüüs aitab ajaplaneerimist järjest täpsemaks kujundada. 

Jaota ülesanded sobiva suurusega üksusteks 

• Jaota osadeks ülesanded, mis võtavad üle kolme või nelja tunni. Ka siis, kui otsustad need ühe päevaga lõpule viia, aitab selline struktureerimine teha sobivatel hetkedel puhkepause ja annab võimaluse end mõne verstapostini jõudmise eest tunnustada. 

• Ülesandeid ei tasu siiski jaotada liiga väikesteks allülesanneteks, sest see jätab mulje, et mattud tuhande pisiasja alla. Tõenäoliselt pole viie või viieteistkümne minuti pikkune ülesanne täiskasvanule enamasti piisava ajakuluga tükk. Kaheksatunnise tööpäeva sisse võib sel moel mahtuda pea sada ülesannet. Kui aga mõni ebameeldiv pisiasi lükkub pidevalt edasi, võiksid selle endale eraldi ülesandeks seada. 

• Pea meeles, et üks ülesanne peaks üldjuhul moodustama loogilise terviku (nt ühe peatüki või artikli lugemine). 

Jäta alati aega oma põhivajaduste rahuldamiseks ja puhkuseks 

• Arvesta igasse päeva aega une, söömise, liikumise ja seltskondliku suhtluse jaoks. 

• Planeeri igasse nädalasse vähemalt mõni meeldiv vaba aja tegevus ja kindlasti ka veidi jõudeaega, mida võiks kirjeldada logelemisena. 

• Hoolitse selle eest, et pingeliste tööperioodide vahele jääksid kergemad nädalad. Ka kõige tulemuslikumad inimesed ei suuda kogu aeg täisvõimsusel töötada. 

Arvesta tegevuse planeerimisel, et Sa vajad vaheldusrikkust 

• Väga pikka aega üht laadi tegevusele pühendudes võib tähelepanu hajuda ja töötempo aeglustub. Eri tüüpi ülesannete vaheldamine aitab kauem produktiivne olla. Üks töö võib olla suurepäraseks puhkuseks teisest tööst ja see mõjub ergutavalt. 

• Vaheldust võib pakkuda uus teema, millega tegeled (nt lugemine üheks õppeaineks ja seejärel teiseks), aga ka töö sisu (nt referaati kirjutades vahelduvad lugemine, süntees ja enda teksti loomine). 

Planeeri oma ajakavasse ka lisaaega 

• Päeva või nädala jooksul võib selguda, et pead tegema veel midagi, mida ei osanud ette näha. Selleks võetud lisaaeg aitab neid ülesandeid täita, ilma et see tekitaks stressi. 

• Mõni ülesanne võib võtta rohkem aega, kui Sa esialgu planeerisid. Kui ajakavas on paindlikkust, on Sul võimalus ülesanne siiski lõpule viia. 

Väldi mitme ülesande täitmist samal ajal 

• Taga segajatest vaba töökeskkond. Mõtle läbi, milliste ülesannete puhul saad juhuslike töökatkestustega kergemini hakkama ja millisel juhul mitte. Mõnikord tasub kulutada aega selleks, et minna paremasse töökeskkonda (nt kabinet või raamatukogu), kus saad olla produktiivsem. Lõpuks aitab see ikka Su aega kokku hoida. 

• Väldi oma e-posti või sõnumite pidevat seiret. Määra kindel aeg, mil tutvuda Sulle saadetud teadetega. See, et kirja saatja on teate teele pannud, ei tähenda, et Sina pead seda ka kohe lugema.  

• Näiliselt võib mitme ülesandega korraga tegelemine jätta mulje, et oled väga tegus. Enamasti on aga tulemuseks sisemine segadus ja ülesannete lõpetamiseks kulunud aeg on kokkuvõttes pikem. 

Kasuta üht kalendrit 

• Mõni eelistab pabermärkmikku, mõni peab digitaalset kalendrit. Mõlemad võivad olla head abivahendid, kui oled nende täitmisel ja jälgimisel järjepidev. 

• Aeg-ajalt vaata oma kalendrit pikema aja jooksul. Milline on mu teisipäev? Milline on see nädal? Mis mind sellel kuul ees ootab? Mis toimub semestri jooksul? Ka siis, kui Sul on jõudu mõneks mahukaks tegevuseks ühel nädalal, ei tähenda see, et samal kuul jaksad ka teiseks nädalaks niivõrd suuri lisakohustusi võtta. 

Õpi ütlema „ei“ 

• Ajanappus võib olla subjektiivne või objektiivne. Subjektiivselt võid tajuda, et päevad on liiga tihedad, sest sinna mahub palju sündmusi. Objektiivselt ei ole ühe ööpäeva sisse võimalik mahutada lõputut hulka tegevust. 

• Sea julgelt prioriteete! Otsusta, mis on tähtis, mis vähem tähtis ja millest võib üldse loobuda.  

  Image

  

Ära oota lõputult inspiratsiooni, vaid asu kohe tööle 

• Mõnikord tunnevad inimesed, et töö alustamiseks peab neile vaim peale tulema. Kindlasti on hea töötada siis, kui Sind saadab loomulik ind seda teha. Samas võib juhtuda, et enne tähtaega inspiratsiooni ei tulegi. Hakka ülesandega tegelema ka siis, kui õiget tuju veel pole. Sageli tekib tahe ja inspiratsioon töö käigus.  

• Kirjutamisel loo julgelt musta materjali. Ära ürita iga lauset täiuslikuks vormida, vaid planeeri parem aega oma teksti muutmiseks ja toimetamiseks.